Документирование хозяйственных операций в бухгалтерском учете

Документирование хозяйственных операций является элементом метода бухгалтерского учета.

Любая хозяйственная операция отражается в счетах бухгалтерского учета лишь на основе надлежаще оформленных документов. Документы обеспечивают достоверность и доказательственную силу учетных данных.

Продолжительное время под документом в бухгалтерском учете, да и в праве понималось письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции.

Однако применение средств механизации в обработке экономической информации вызвало коренные изменения не только в технике учета и в формах его ведения, но и привело к появлению новых типов документов — перфокарт, перфолент, магнитных лент и дисков, которые не имеют традиционной письменной формы.

С появлением машинных документов сущность учета не изменилась — принцип двойной записи остался основополагающим принципом бухгалтерского учета. Поэтому бухгалтерский документ в виде машинного носителя информации (перфокарта, табуляграмма, перфолента, магнитная лента) по-прежнему остается объектом ревизии и судебно-бухгалтерской экспертизы. Содержание такого документа, отражающего те или иные хозяйственные операции, не изменилось. Изменилась лишь форма бухгалтерских документов.

Документы, являясь основой для бухгалтерских записей, в то же время имеют большое оперативное значение, так как с их помощью, по сути дела, осуществляется управление хозяйственной деятельностью. В частности, осуществляется текущий анализ хозяйственной деятельности, причины имеющихся отклонений, проверяется законность тех или иных хозяйственных операций. В практике принято называть это свойство документации контрольно-аналитической функцией. Наряду с этим с помощью документов проверяют обоснованность расходования тех или иных материальных ценностей, деятельность по правильному учету и хранению этих ценностей со стороны материально ответственных лиц. Документы помогают раскрывать и предупреждать хищения социалистического имущества.

В практике расследования и разбирательства уголовных дел о хищениях социалистической собственности, должностных и хозяйственных преступлениях следователям и судьям часто приходится сталкиваться с бухгалтерскими документами и записями, отражающими или вуалирующими незаконные хозяйственные операции. Такие документы помогают установить событие преступления и изобличить виновных, являются доказательствами по делу. Поэтому умение разобраться в бухгалтерских документах, не прибегая к помощи специалистов-бухгалтеров, имеет большое значение в расследовании и судебном рассмотрении таких уголовных дел.

По своему назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления; по степени обобщения – на первичные и сводные; по количеству отраженных в них операций – на разовые и накопительные; по месту составления – на внутренние и внешние.

Распорядительными называются документы, в которых содержатся определенные задания на проведение тех или иных хозяйственных операций: приказ на отпуск материалов со склада, чеки на получение наличных денег из банка и т. п.

Оправдательные — это документы, составляемые в момент совершения операции или тотчас же после ее совершения и служащие доказательством того, что данная хозяйственная операция была произведена. Примером такого документа может служить расходная накладная, выписанная на отпуск материалов со склада во исполнение распорядительного документа - требования и т. п.

Комбинированные документы содержат в себе одновременно элементы распорядительного и исполнительного документа, т. е. в них имеются и распоряжение о совершении операции, и доказательство того, что она совершена. Таким документом будет, например, расходный кассовый ордер, в верхней части которого содержится распоряжение о совершении операции, а в нижней — отметка о выплате наличных денег из кассы.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, с помощью которых оформляются операции, отраженные ранее в подлинных первичных документах, например, справка бухгалтерии о списании распределяемой прибыли, расчет о начислении амортизации, калькуляции, учетные регистры.

Первичными называются такие документы, при помощи которых, впервые регистрируется данная хозяйственная операция. К ним относятся, например» документы, подтверждающие поступление материалов на склад и их расход, кассовые ордера, чеки и т. п. Эти документы составляют основу первичного учета. Данные первичного учета необходимы для последующего обобщения, контроля и управления производством.

Сводные документы обобщают первичные. Так, материальный отчет склада, к которому приложены документы на поступление в расход материалов, является сводным документом.

Разовые — это документы, в которых отражена одна операция.

В накопительных документах оформляются однородные операции за определенный отрезок времени (неделю, декаду, месяц). Накопительным документом служит, например, лимитно-заборная карта, в котором сделаны отметки об отпуске в течение месяца материалов со склада в цех.

Внутренними называются документы, которыми оформляются операции, совершаемые в пределах данного предприятия: приходная накладная склада готовой продукции, составленная при поступлении продукции из цеха, и т. п.

Внешние документы характеризуют взаимоотношения предприятия с другими организациями. В частности, к таким документам относится счет да продукцию, отпущенную со склада какому-либо заводу.

Каждый бухгалтерский документ может быть классифицирован одновременно по всем четырем перечисленным основаниям. Это позволяет более предметно анализировать контрольные функции приема документации как элемента метода бухгалтерского учета, эффективнее выявлять случаи их нарушения, под видом которых могут скрываться признаки преступлений или способствующих км условий.

Так, ко всему классу сводных документов относится общее правило обоснованности записей первичными документами и проявляющийся под видом нарушения этой связи способ подлога: регистрация в сводном документе фиктивного (т. е. вымышленного, никогда не существовавшего) первичного документа: товарный отчет, где зафиксирован номер и другие реквизиты вымышленной накладной, отчет кассира, где указана в его расходной части никогда не существовавшая платежная ведомость и т. д.

Разными, но в чем-то сходными для каждого отдельного класса будут способы выявления подлога во внутренних и внешних, в распорядительных и исполнительных документах.

В зависимости от того, к классу разовых или накопительных относится какой-либо анализируемый документ, находятся различия характерных нарушении правил его составления. Недопустимо заполнение разового документа накопительным путем («открытая» платежная ведомость в кассе) или, наоборот, накопительного в один рабочий прием (заборный лист, составляемый в конце дня по итогам черновых записей). Такие факты всегда заслуживают детального изучения. В отдельных случаях за ними скрываются условия, которые могут способствовать возникновению преступлений, а иногда и умышленные действия по подготовке, совершению и сокрытию преступлений.

Реализуя контрольные функции учета, любой бухгалтерский документ должен отражать действительное финансовое состояние хозяйства и должен быть составлен по определенной, форме. В нем необходимо указать наименование документа; наименование и адрес предприятия, на котором он составлен; дату и порядковый номер документа; содержание хозяйственной операции; измерители операции в натуральных и денежных показателях; кроме того, наименования должностей и подписи лиц, ответственных за совершенную операцию и за правильность ее документального оформления.

Однако для того чтобы полностью отразить все изменения, происходящие в хозяйственной жизни предприятия, недостаточно вести документальный учет. Некоторые изменения в материальных ценностях не отражаются в документах, например естественная убыль материалов, готовой продукции и товаров, возникающая вследствие усушки, утруски, утечки при хранении и транспортировке. Выявить эти изменения и их размеры возможно только путем инвентаризации.

Кроме того, в балансе отражаются остатки средств и их источников, установленные только по учетным данным. Вследствие ошибок и иных погрешностей эти остатки иногда могут значительно отличаться от действительных, которые также можно установить лишь путем инвентаризации.

Г. А. Атанесян, С. П. Голубятников. Судебная бухгалтерия. Москва. «Юридическая литература». 1989.